Fördelar med det papperslösa kontoret - Controllergruppen

Fördelar med det papperslösa kontoret

Att sträva mot att använda så lite papper som möjligt är för oss på Controllergruppen en självklarhet. Anledningarna är flera.

  • De utrymmen som man kan spara är gigantiska – inte minst för ekonomibyråer där det är viktigt att på ett eller annat sätt spara dokument (men gäller givetvis även för andra typer av företag samt för privatpersoner). Nästan allt går utmärkt att spara i datorn eller i ”molnet”, istället för som fysiskt papper.
  • Att arbeta digitalt gör arbetat mer flexibelt och lättillgängligt. Digitaliseringen gör att vi kan arbeta hemifrån, från mobilen och kika på det där extra viktiga dokumentet under bussresan.
  • Att undvika papper är kostnadseffektivt. Själva kostnaden för att skriva ut och kopiera dokument (papper, toners och dylikt) är bara en liten del av de kostnader som besparas. Tänk all den tid du lägger på att kopiera papper, skriva ut papper, sätta in papper i pärmar, arkivera pärmar, flytta pärmar, leta dokument etc. Med digital teknik och arbetssätt besparar du en massa ”onödig” tid. Glöm inte att din tid är dyrbar!
  • Det är givetvis även bättre för miljön att minska alla fysiska dokument och utskrifter då material sparas. Dessutom postas en betydande del som måste transporteras, vilket förstås genererar gifter/avgaser.
  • Det blir lättare att organisera. Men en enkel knapptryckning kan filer sorteras enligt exempelvis datumordning, storlek eller namn. De blir mycket lättare att få en snabb överblick i jämförelse med ett rum fullt av pärmar och lådor.

 

Något viktigt att tänka på är att bokföringslagen säger att man måste spara de inkomna dokumenten i den form man får dessa. Om originalunderlaget är i fysisk form går det givetvis bra att scanna in dokumenten, men originalunderlaget (det som är i papper) måste ändå sparas i tre år. Om fallet är det motsatta och det inkomna dokument är digitalt, ska det också sparas digitalt – och dokumentet behöver inte skrivas ut i fysisk form. Generellt ska underlagen till bokföringen sparas i sju år (i någon form).

Tänk på att man bör säkerhetskopiera all information och även sparar det utanför fastigheten (gärna i ”molnet”). Prata gärna med oss på Controllergruppen (info@controllergruppen.se) för professionell molnlagring och/eller mer information om vilka redovisningslagar som gäller för företag som ska digitalisera sig!

Läs mer om digitala lagringstjänster och våra tips kring ämnet.